Nå skal Rydd Norge-programmet bli enda bedre

22. september 2020 lanserte vi Norges første nasjonale ryddeprogram. Nå er rydding i gang i ti fylker og mer enn 4500 kilometer kystlinje er ryddet. Ryddearbeidet er i gang i alle regioner unntatt Svalbard. Nå er programmet evaluert eksternt for første gang.

- Vi jobbet hardt for å få Rydd Norge raskt i gang, fordi marin forsøpling har så enorme og alvorlige konsekvenser for natur og dyreliv. Det har vært et krevende og givende arbeid å utvikle Norges første nasjonale ryddeprogram, og det har vært en kontinuerlig prosess for å gjøre programmet bedre. Vi hyret inn Deloitte i september for å samle innspill og se programmet utenfra, for å sikre viktig læring og erfaring fra dette unike arbeidet for alle andre land som potensielt kan og vil gjøre det samme, sier Mari Kristin Martinsen som ledet arbeidet med å etablere og utvikle Rydd Norge fram til februar i år.

- Allerede i gang med tiltak

Therese Fosholt Moe ble ansatt i august for å øke kapasiteten i fagavdelingen, og overtok ledelsen etter Martinsen.

Mye har fungert godt, samtidig som det er forbedringspotensiale på flere punkter. Dette er forbedringspunktene og tiltakene som gjennomføres for Rydd Norge-programmet:

Kapasitet

Rapporten peker på manglende kapasitet hos Handelens Miljøfond til å utforme og følge opp programmet.

Tiltak:

• Flere har blitt ansatt underveis, og vi ansetter nå enda en person til å jobbe nær fulltid med Rydd Norge-programmet til første fase er ferdig i utløpet av 2023.

Systemer, rutiner og malverk

Rapporten påpeker ufullstendige formaliserte systemer og rutiner for styring og oppfølging, og forskjeller i hvordan programmet driftes og gjennomføres i de ulike rydderegionene. Den påpeker også at det har vært etterlyst felles rutiner for arbeidsprosesser som administratorene har ansvar for. Rapporten peker videre på et behov for felles føringer for administrators oppfølging av ryddeaktørene i de ulike rydderegionen.

Tiltak:

• Vi jobber med en bedre rutinebeskrivelse for fondets Rydd Norge-ansatte og administratorer i programmet, og utvikler føringer for administratorer basert på best practice og innspill fra evalueringen.

• Vi har engasjert PwC til å lage nye budsjett- og avtalemaler som forenkler rapportering og oppfølging.

• PwC bistår også med å revidere retningslinjer for fakturering, prosjektregnskap og revisjon.

• Vi utvikler fellessystem for lik oppfølging av progresjon og økonomi i alle regioner.

• Vi fjerner ett ledd i hierarkiet, som betyr at det blir kortere kommunikasjonsvei mellom aktørene og Handelens Miljøfond. Rydd Norge-ansvarlig i Handelens Miljøfond har videre ukentlige møter med administratorene for å sikre enhetlig oppfølging og erfaringsdeling på tvers av de ulike rydderegionene.

Rådgivende utvalg

Rapporten påpeker at Handelens Miljøfond må sikre at habilitetsinstruksen i forbindelse med innkjøp av ryddeoppdrag er forstått og gjennomgått av rådgivende utvalg, og at det må tydeliggjøres hvilket mandat disse utvalgene har.

Tiltak:

• Vi jobber med å tydeliggjøre rådgivende utvalgs mandat og rolle, og innfører krav om signering av habilitetsinstruksen i alle rådgivende utvalg.

• Vi er i gang med nasjonal koordinering av rådgivende utvalg for å sikre lik prosess.

Vurderingskriterier

Rapporten påpeker at det er uklart hvordan ulike kriterier i innkjøpsprosessen vurderes og vektes. Den peker også på behovet for skriftlige rutiner for hvordan innkjøpsprosessene skal gjennomføres og hvordan vurderingene skal dokumenteres slik at vurderingene gjøres likt i de ulike rydderegionene.

Tiltak:

• Vi har fått på plass en tydeligere vekting av vurderingskriterier, som også deles med potensielle tilbydere i tilbudsprosessen.

• Vi utarbeider skriftlige rutiner for hvordan innkjøpsprosessene skal gjennomføres, og maler for hvordan vurderingene av tilbudene skal dokumenteres.

• Skillet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, samt vekting av tildelingskriterier, er justert og tydeliggjort for fremtidige utlysninger. Vi jobber også med videre justering av hvordan vektingen gjøres da vi ser at en skala fra 1-3 gir svært liten forskjell på totalscore hos søkerne, selv om det er store forskjeller mellom dem. Å øke skalaen til for eksempel 1-8 vil gjøre kriteriesystemet enklere å bruke, og tydeliggjøre forskjellene mellom søkerne.

• Vi utarbeider rutiner for mer detaljerte tilbakemeldinger til søkerne, inkludert informasjon om antall søkere og anonyme vurderinger basert på tildelingskriteriene.

• Vi har presisert miljøtiltak hos tilbyder og eventuelle underleverandører som en del av vurderingskriteriene.

Rapportering, kartlegging og avvik

Rapporten påpeker at oppdragets omfang burde spesifiseres bedre, både for administratorer og ryddere. Det påpekes også at det bør stilles tydeligere krav til hvordan kartleggingen skal gjennomføres, slik at det blir lettere å sammenligne tilbud og estimere riktig mengde fremover. Det vil også gjøre det enklere aktørene å levere tilbud med riktigere pris.

Tiltak:

• Rydd Norge er nybrottsarbeid og vi benyttet de beste tilgjengelige dataene på utlysningstidspunktet. Gjennom ryddearbeidet, som nå har pågått i snart 2 år, og gode prosedyrer for rapportering gjennom Rent Hav-portalen, har vi fått et langt bedre grunnlag for å si noe om mengden plastforsøpling i de ulike regionene. Dette vil gi bedre estimater for fremtidig ryddearbeid og gjøre det lettere å budsjettere fremover. Disse erfaringene gjør det også enklere å spesifisere metodikk for kartlegging i fremtidige utlysninger.

• Dersom ryddeaktører har opplevd at mengden plastforsøpling skiller seg fra estimatene har vi gått i dialog med dem og funnet en løsning, noe som også er beskrevet i kontrakten. Det vil vi fortsette å gjøre.

• Vi har implementert en mal for avvik som påvirker kontraktsforhold i de siste kontraktene, og jobber med revisjon av eksisterende kontrakter for å få dette inn i alle kontrakter.

Kontraktsoppfølging

Rapporten påpeker at Handelens Miljøfond bør bedre rutinene for kontraktsoppfølging.

Tiltak:

• Vi jobber med å utarbeide ny kontraktsmal med mer spesifikasjon, noe som forenkler oppfølgingen og tydeliggjør prosedyrene for begge kontraktsparter.

Kostnadsfordeling

Rapporten påpeker at administrasjonskostnadene reelt sett er høyere enn det budsjettmalen har gitt rom for.

Tiltak:

• Vi vurderer om tillatt prosentandel til administrasjon bør økes, og er i dialog med aktuelle ryddeaktører angående dette. Vi vurderer også muligheten for å innføre en ny timetype, som vil redusere behovet for å øke prosentandelen til administrasjon.

• Vi gjennomgår rapporteringsrutinene for å unngå at samme informasjon må rapporteres flere steder og at ryddeaktørene bruker unødvendig tid på administrasjon.

Involvering

Det har variert hvor mye lokale aktører har blitt involvert i kartleggingsarbeidet i de ulike rydderegionene, og rapporten synliggjør en usikkerhet til om grunnlaget for prioriteringen av områdene som skulle ryddes var godt nok. Rapporten påpeker at det er behov for å sette av nok tid til kartleggingsarbeidet.

Tiltak:

• Vi hadde dårlig tid til å velge ut områder for å få mest mulig ut av ryddesesongene i programmet, så det var variasjon i hvor mange som gav innspill. Vi vil følge opp dette i planlegging av rydding etter 2023 og sikre at de relevante aktørene får tid til å komme med innspill.

• Vi er i gang med kartleggingsarbeidet for rydding etter 2023 allerede nå.

Erfaringsdeling og læring

Rapporten påpeker et behov for felles møteplasser for administratorene for å sikre bedre erfaringsdeling og læring på tvers. Den peker også på behovet for erfaringsdeling og læring mellom ryddeaktørene i de ulike rydderegionene.

Tiltak:

• Vi har gjennomført erfaringsutvekslingsmøte med alle ryddeaktører og lager nå en plan for videre erfaringsutvekslinger i samarbeid med ryddeaktørene.

• Vi har innført ukentlige administratormøter med Handelens Miljøfonds Rydd Norge-ansvarlige.

Samhandling med frivilligheten

Rapporten påpeker at det er viktig med god samhandling med frivillig sektor. Det vises til at dette særlig var en utfordring helt i oppstarten av programmet, men at det har bedret seg underveis.

Tiltak:

• Samhandlingen med frivillig sektor har økt gjennom hele programmet, og vi har jevnlige møter med blant annet Hold Norge Rent.

• Vi er allerede i samtaler med frivilligheten med tanke på samordning av ryddeaktivitetene etter 2023.

• I kontrakten står det at ryddeaktørene skal tilrettelegge for samarbeid med frivilligheten.

• Mange av ryddeaktørene og administratorene har også ansvar for frivillig rydding i sine områder.

• Generelt bærer evalueringen preg av at Rydd Norge-programmet kom på plass og i gang veldig raskt. Det var et bevisst valg, for plastproblemet er enormt og alvorlig, og et problem det virkelig hastet å ta tak i. Nå har vi fått tydelige og gode tilbakemeldinger om hvordan programmet kan forbedres, og ser fram til å gjøre Rydd Norge enda bedre, i godt samarbeid med både ryddeaktører, administratorer, frivilligheten og myndighetene, sier Fosholt Moe.

Her finner du rapporten fra Deloitte.